採用代行を終了・変更するときは？建設会社の応募対応と引継ぎ確認

契約の終了手続きと、採用運用の切替えを分ける

依頼先を変えると決めても、契約や掲載がその場で終わるとは限りません。契約窓口が、通知期限、更新、終了の手続き、未完了作業、費用の精算、原稿等の扱いを実際の契約で確認します。本記事は契約を解除できる条件や費用の要否を判断するものではありません。

一方、採用担当は、応募連絡と面接予定が止まらないよう運用を整理します。契約上の終了日と、担当業務を切り替える日が同じかどうかも両者で確認します。依頼前の役割を決め直す場合は採用代行の依頼範囲と社内の役割を参照できます。

旧担当の最後の対応と、新担当の最初の対応を決める

次は社内と依頼先で確認するための例です。実際に契約に含まれる作業だけを対象にします。表は横にスクロールできます。

移行期間に両社が同じ人へ別々の候補日を送らないよう、案件ごとに次の連絡担当を一つ決めます。切替え直前の応募も、どちらが受け持つか確認します。

原稿・媒体・情報の受渡しを一覧にする

原稿ファイルが届いたことだけで引継ぎ完了にしません。実際の掲載版、社内で承認した版、修正途中の案を区別します。写真や制作物を継続利用できる範囲は契約や利用条件に沿って確認し、「費用を払ったから何でも使える」とは判断しません。

• 求人原稿、写真等の素材、最新版の所在と利用条件
• 媒体・採用管理システムの契約名義と管理窓口
• 公開中の求人番号と、更新・停止の未処理事項
• 応募情報の範囲、受渡し方法、移行できない項目
• 旧担当が保持する情報と、その後の扱いの確認方法

同じシステムを使い続ける場合と、別システムへ移す場合では確認事項が違います。書き出せる項目や履歴の範囲は各サービスの公式案内と契約窓口で確認します。応募者情報を一律に全部移せると考えず、必要な情報と取扱目的を責任者が確認します。

個人情報と利用権限は、受渡し後の状態まで確かめる

個人情報保護委員会のQ＆Aでは、委託元と委託先の安全管理措置の合意内容を明確にすること、委託先の個人データ取扱状況を把握することが説明されています。ここでは運用上の確認として、切替え後に誰がどの情報を扱うかまで整理します。

返却・保管・削除の対象、時期、確認方法は契約と適用ルールに沿って管理担当と確認します。引継ぎ前に一括削除する、必要性を確認せず全資料を新しい依頼先へ送るといった処理は避けます。契約終了だけを理由に、全データをその日に消す法的義務があるとは本記事で断定しません。

管理画面へのアクセスは、自社管理者とサービスの正式な手続きで確認します。旧担当のパスワードを新担当へ使い回さず、必要な権限で操作できる状態を確かめます。旧担当の権限や共有リンクをどう扱うかも、移行完了の確認と合わせて管理者が決めます。

説明を受けた日と、運用を確認できた日を分ける

これは説明用であり、実際の応募者情報を公開する例ではありません。移行時には、新担当が通知・進行状況・公開原稿を確認できるか、本人に約束した次の対応が分かるかを点検します。関係者の個人情報を含むテスト応募や不要な一斉連絡で確認する必要はありません。

窓口変更を案内する必要がある場合は、会社が確認した正式な連絡先と、今後の連絡方法を簡潔に伝えます。通常の連絡文は応募者対応の進め方、社内の後任者への準備は採用担当者の引継ぎを参照できます。

新しい依頼先を比較するときは採用支援会社の確認項目で業務・報告・情報管理をそろえます。この記事はログシーが契約移管やデータ移行を提供すると約束するものではありません。

採用代行の終了・変更でよくある質問

契約が終了したら、応募対応も自動で新担当へ移りますか？

自動移行とは扱いません。受付・連絡・予定・未完了事項と、それぞれの切替え時点を確認します。

応募情報はすべて新会社へ渡せますか？

一律に判断せず、利用目的、契約、必要な情報、提供先の取扱いを管理担当が確認します。書き出せない履歴があるかも照合します。

返却したという回答があれば、旧担当側の確認は終わりですか？

返却対象と残る情報、契約上決めたその後の扱いを確認します。必要な確認方法は取扱内容に合わせて合意し、一つの書式だけで完了と決めません。