退職した社員の求人写真はどう見直す？掲載先・確認記録・差替えの整理

最初に、写真と紹介文が残っている掲載先を洗い出す

採用ページだけでなく、求人媒体、会社紹介、SNS、配布資料など、自社が把握している掲載先を一覧にします。ファイル名や切り抜きが違っていても、同じ写真なら掲載先を記録してください。

在籍中の社員として紹介する文章が残っていないか、写真と氏名・肩書・説明文を組み合わせて確認します。現在の担当者や教育体制の説明と合うかを別に確かめ、写真だけを差し替えて古い説明を残さないようにします。

撮影や公開前の確認は求人写真の撮り方と掲載前確認、取材原稿の確認は社員インタビューの取材・編集・掲載確認で扱います。この記事は公開後の見直しに絞ります。

掲載先・確認記録・対応担当を一つの表で管理する

次の表に、掲載先と対応状況を記録できます。法定様式ではありません。写真原本や本人の連絡先を広く共有せず、必要な担当者が参照できる管理場所を使います。表は横にスクロールできます。

対応の記録には、変更した掲載先と内容を残してください。外部媒体へ依頼した段階と、公開画面で反映を確認した段階を分けましょう。

本人の希望と、元の掲載用途の確認を分ける

個人情報保護委員会のQ＆Aでは、従業員の情報についても利用目的の特定が必要と説明されています。そこで、採用担当は、当初どの用途・掲載先を説明したかと、今回どの掲載について希望があるかを整理して管理担当へ引き継ぎます。

「在籍中に一度確認したから、退職後も全媒体で使える」「退職したらすべて同じ扱いになる」と採用担当だけで決めません。個別の掲載可否や対応期限は、確認記録、実際の掲載、社内ルール等を基に管理担当や必要な専門家へ確認します。

希望を受け付けた場合は、確認中の事項と次に連絡する担当を整理します。確認していない削除完了や期限を本人へ約束しないようにします。

差替え先と転用先を確認してから更新する

差替える場合も、代わりの社員の写真を未確認で使いません。人物を使わずに仕事内容を説明する文章や、利用条件を確認した写真を選ぶ方法もあります。素材写真なら自社社員と誤解されない説明を添えます。

1. 対象の掲載と差替え等の内容を管理担当が確認する。
2. 更新者が、画像・氏名・肩書・説明文の組合せを修正する。
3. 確認者がPCとスマホで公開画面を確認する。
4. SNS・求人媒体・配布用資料などの転用先を別に確認する。
5. 未対応の掲載先と次の確認予定を記録する。

第三者が管理する掲載先には、自社側の画面を直しただけでは反映されません。管理元と更新方法を確かめ、依頼受付と反映完了を区別します。原本の保管と公開停止も別の判断として管理担当へ確認します。

写真の更新と、募集内容の見直しを混同しない

写真を差し替えた後は、採用ページの仕事内容・働き方・応募方法も現在の募集と一致しているか確認します。写真更新だけで応募や問い合わせが増えるとは判断しません。

求人で何を伝えるかの整理を相談する場合は、採用相談の準備項目を参考に、募集職種、掲載先、説明できず困っている点をまとめられます。本人の写真・確認書・連絡先は問い合わせに添付せず、対応可否を公式窓口へ確認してください。法的な掲載可否は採用支援への相談と分けて管理担当等へ確認します。

退職者の求人写真の見直しでよくある質問

退職したら必ずすべて削除するのですか？

本記事では一律の結論を示しません。掲載内容、当時の確認記録、本人の希望をそろえて、管理担当者に確認してください。

採用ページの画像を替えれば完了ですか？

同じ写真を使った求人媒体、SNS、配布資料などの転用先も確認します。対応依頼と公開画面への反映は別に記録します。

写真を替えるとき、説明文も確認しますか？

氏名、肩書、仕事内容も一緒に見直してください。退職者を現在の担当者として紹介する説明などが残っていないか確認します。