求人広告の制作前に何を渡す？建設会社の素材・原本・確認先の台帳

制作に必要な素材を、公開してよい素材と分ける

写真フォルダーに画像があることは、その写真を今回の求人で使えることを意味しません。社内報用、営業資料用、以前の求人用などが混在していれば、利用予定と確認状況を分けます。確認できない素材をとりあえず原稿へ入れる進め方にはしないでください。

最初に渡すのは、今回の職種や仕事内容の原本、条件を確認する担当、使用できる素材です。素材不足のために制作が止まる場合も、代わりに何が必要かを聞きます。担当者の推測で架空の社員コメントや職場の様子を足すことはできません。

ファイル名だけでなく、使い道と確認先を残す

写真を何十枚も送るより、どの仕事を示す素材かを記録すると原稿へ結び付けやすくなります。表は受渡し内容を整理する台帳の例で、写真や発言の権利を自動で判定するものではありません。

原本の場所と制作へ渡すファイルを区別し、制作先が不用意に社内フォルダー全体へアクセスしない方法を検討します。

写真と仕事内容の関係を説明する

同じ工具が写る写真でも、作業の工程や職種が違う場合があります。画像に何が写っているかだけでなく、今回募集する人がどこを担当するかを現場へ聞きます。会社の別拠点や別時期の写真は、その区別が分かる説明を付けます。

説明用の架空例は「この写真は既存の〇〇現場で準備をしている場面です。今回の募集は、取付け班の補助を想定しています」です。工事名等を公開できるかは別に確認してください。写真の雰囲気に合わせて、本来任せない仕事を原稿へ書き加えないようにします。

差替えた素材は、旧版を使わないと分かる形にする

新しい写真を送っただけでは、制作側が以前の画像も使えると考えることがあります。差替え対象、使用を止める素材、使ってよい最新版を具体的に伝えます。ファイル名が同じなら、どの版を確認したか分かる方法を決めてください。

会社情報や労働条件も同様です。厚生労働省は募集情報を正確・最新に保つことを案内しています。制作が始まる前の資料だけでなく、途中で変わった原本をどう知らせるかまで決めます。素材の更新と、完成原稿の承認は別の作業として確認します。

必要な資料だけを、確認した方法で渡す

素材には社員の顔、氏名、顧客名、図面などが含まれる場合があります。必要な範囲と管理方法を確認し、用途と関係のない情報をまとめて送らないようにします。外部へ個人データを扱わせる場合は、委託の管理も別途確認してください。

台帳を作ったから安全になるわけではありません。共有範囲や保管先を管理担当と確かめ、使用を停止した素材がどこに残るかも確認します。権利や契約の個別判断に迷う場合は、担当や適切な専門窓口へ確認し、制作担当の判断だけへ丸投げしません。

受渡しが終わったら、不足と未確認を照合する

資料を送った事実だけで完了にせず、受け取れたか、今回使う原本が分かるか、まだ確認が必要なものは何かを制作窓口と確かめます。原稿制作の開始日を急ぐ場合も、未確認素材の利用を黙認する扱いにしないでください。

完成原稿を受け取った後は求人原稿の納品確認、写真の扱いは採用写真、現場へ聞く内容は現場への採用協力依頼を参照できます。

使えそうな写真を全部送った方がよいですか？

今回の原稿に必要な範囲を先に確認します。大量に渡すと、未確認素材や古い写真を選ぶ可能性もあります。仕事内容との関係と利用の確認状態が分かる素材を渡し、不足している内容を制作窓口へ聞く方法があります。

制作先へ渡した後に使用できないと分かった素材は、代替を送るだけでなく、使わない対象を明示します。完成原稿にすでに入っている場合は、制作窓口へ修正箇所として伝え、反映した版を確認してください。