建設会社の総務・労務担当採用｜現場の勤怠回収と社内手続の境界

総務・労務・採用を、同じ担当者の仕事と決めない

「総務全般」の求人に、採用、給与、労務、安全書類、備品まで並べると、一番必要な役が見えなくなります。今回は採用活動を除き、勤怠や入退社等の社内手続を支える担当を考えます。現場ごとに勤務情報が集まる会社では、資料を回収する仕事だけでも確認先が複数あります。

job tagの人事事務は勤務状況の管理と給与資料の照合、入退社等を説明しています。採用では、自社で入力・回収をする人と、勤務の扱いや給与を判断する人を分けてください。専門家へ依頼している場合も、資料を揃えて渡す社内担当の仕事は残ります。

現場の社員から問い合わせを受けたとき、その場で答える範囲と責任者へ照会する範囲を明らかにします。労務担当という名称だけで、全ての制度判断を任せる求人にはしません。

現場から集める資料と、社内外への受渡しを決める

月の締めに必要な情報と、入退社の際に必要な情報を分けて確認します。情報の閲覧範囲や、担当者が休んだ場合の代替も社内で決めます。

制度の知識だけでなく、情報を確認して締めた経験を聞く

面接では「勤務情報が未提出だったとき、誰へ何を確認していましたか」「給与や手続の担当へ渡す前に、どの内容を照合しましたか」と聞きます。入力ができることと、不足資料を集めて期限へつないだ経験は別に確認してください。

「社員から制度の質問を受け、判断できなかった場合はどうしましたか」と聞くと、自己判断で答えない役割も確認できます。前職の給与台帳や個人情報は提出させず、担当の流れを説明してもらいます。

制度を作った人と、決められたルールに沿って事務をした人は同じ条件ではありません。外部専門家へ相談した経験を聞き、本人に決定権があったと推測しないようにします。

出勤場所と、現場から連絡が来る時間帯を説明する

本社勤務でも現場への書類確認や訪問があるなら、その範囲を説明します。直行直帰の社員、出張中の社員と連絡する仕事がある場合、連絡手段と時間帯を確認してください。社員の始業が早いから総務も常時応対すると決めるのではなく、社内の窓口を整理します。

入社後は勤怠の集め方、社内の承認経路、専門家へ渡す形式を教える人を示します。給与処理と備品管理も兼ねる場合は、主な業務と補助の業務を分けて書きます。人数が少ないことを理由に責任範囲を曖昧にしません。

勤怠回収と手続の準備を担う募集例

総務経験者を対象にする場合も、採用活動や安全衛生業務まで経験済みとは扱いません。欠員の仕事を明確にして、最初に任せる月次の担当から求人に書いてください。

例は架空です。自社の対象と分担に合わせて直し、賃金・就業場所・勤務等の実際の募集条件を補います。

隣接業務は工事事務の担当範囲と比較してください。